Nous communiquons tous les jours aves les autres sur notre lieu de travail : les emails, les réunions, les conférences, les appels téléphoniques, les rapports, les débats, les discussions prêt de la machine à café, etc.

Nous passons toute notre journée à communiquer, mais sans nous en rendre compte, nous perdons un temps monstrueux dans ces communications si on ne respecte pas la règle des 7 « C ». Ces règles vous permettront de rendre vos messages plus compréhensibles et efficaces tout en gagnant du temps en productivité.

Voici donc un petit cours de communication en 7 points pour améliorer votre communication écrite et votre communication orale.

1- Clair

Quand vous parlez ou que vous écrivez à quelqu’un, soyez clair votre objectif ou le message que vous souhaitez faire passer. Quel est votre but dans cette communication ?

Pour être clair, minimisez le nombre d’idées par phrase, respectez la règle d’une idée par phrase. Faite en sorte que le message soit facile à comprendre pour votre interlocuteur. Votre interlocuteur ne doit pas avoir à lire entre les lignes ou faire des suppositions pour interpréter votre message ou comprendre ce que vous dites.

2- Concis

Pour être concis dans vos communications, allez directement aux faits, soyez bref. Minimisez les phrases ou tournures trop longues. Faites passer votre message en un minimum de mots, comme sur Twitter.

Il y a t’il des mots, expressions ou phrases que vous pouvez supprimer ? Il y’a t’il des points qui se répetent ?

3- Concret

Plus votre message est concret, plus votre audience à une idée claire de ce que vous leur racontez. Il y a des détails, mais pas trop, il y a des faits pour illustrer et vous êtes précis. Comme pour un message publicitaire, vous devez dire beaucoup en peu de mots, suffisamment pour susciter l’intérêt.

4- Correcte

Votre type de communication, votre langage, votre ton…doivent être corrects pour votre cible. Vous devez adapter votre message et sa forme au type d’audience que vous avez en face.

Votre langage est-il adapté à votre audience : soutenu, courant, familier ?

Avez-vous vérifié votre l’orthographe ? La grammaire ?

Respectez-vous les codes ? Les formules de politesse si nécessaire ?

Avez-vous bien écrit les noms et prénoms ?

5 – Cohérent

Un message cohérent est un message au contenu logique. Tous les points abordés sont connectés et correspondent au sujet. La tonalité correspond au contenu. La succession de phrase est pertinente, vous ne partez pas dans tous les sens.

6 – Complet

Est-ce que votre cible à toutes les informations nécessaires ? Est-ce que vous fournissez tout ce qu’il faut pour que le message soit compris et/ou que l’action puisse se faire ?

Pensez à inclure tout ce dont votre interlocuteur pourrait avoir besoin.

7 – Courtois

Vous devez être amical, ouvert et sincère. Soyez empathique et mettez-vous à la place de la personne à qui vous vous adressez. Comment aimerait-elle que vous vous adressiez à elle ?

N’oubliez pas des formules de politesse adaptées au registre de langue, même si c’est un simple « Cordialement » suivi de votre nom.

Gardez toujours en mémoire ces 7 points lorsque vous communiquez, aussi bien oralement qu’à l’écrit, ça vous permettra de gagner un temps considérable dans vos échanges, mais aussi dans la compréhension de l’autre, ce qui permettra une action plus rapide.

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